Hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi tổ chức event họp báo, hội nghị với mục đích giới thiệu cũng quảng cáo cho hình ảnh của doanh nghiệp mình tới với khách hàng, đối tác cũng như giới truyền thông. Chính bởi vì thế hầu hết những doanh nghiệp này phải làm sao để event được diễn ra hoàn hảo và phải thật ấn tượng. Có như thế thì những khách mời tham dự mới có dấu ấn riêng về hình ảnh của doanh nghiệp bạn, là bàn đạp để phát triển sau này.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Vậy sự kiện họp báo, hội nghi được tổ chức theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi trên bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi trình bày dưới đây.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Bước này là bước chủ yếu nhất bởi vì đây là tiền đề để tổ chức các bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được mục tiêu cũng như chủ đề của event thì mới có thể làm các việc tiếp theo như lựa chọn ý tưởng thiết kế cho event, cần phải sử dụng các loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham gia sự kiện gồm những ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của sự kiện hay không.

Thông thường thì hầu hết event như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự bởi lẽ hội nghị thì cần có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa các dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch thực hiện sự kiện bao gồm những thông tin như mục tiêu của event, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức như thế nào, kinh phí cần thiết để thực hiện là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Tiến hành thực hiện theo kế hoạch đã vạch sẵn

Sự kiện này đòi hỏi phải chuẩn bị tốt các vấn đề, những việc như truyền thông, marketing, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Ngoài ra còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất... Một việc nữa vô cùng cần thiết là bạn nên chuẩn bị các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

to chuc le khai truong showroom

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của họ. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí nhân viên ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như các ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.