Việc thực hiện các sự kiện như khởi công, khánh thành, lễ hội… bình thường đã phải chuẩn bị kỹ lưỡng rồi nhưng khi thời tiết chuyển sang mùa mưa thì quả thật phải chuẩn bị thêm rất nhiều phương án để đối phó với một vài bất tiện mà thời tiết xấu đem lại. Để đảm bảo cho event được diễn ra một cách tốt đẹp thì các người tổ chức phải đưa ra 5 tình huống dự phòng để xử lý khi có mưa, gió… xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Sau đây là các gợi ý mà bạn phải lưu tâm khi chuẩn bị một sự kiện ngoài trời khi có dự báo sẽ gặp thời tiết xấu.

Về rủi ro kinh phí

Việc thời tiết sẽ diễn biến như thế nào vào mùa mưa chúng ta không ai có thể biết chính xác được, do đó có thể bạn sẽ nên chuẩn bị đa số dụng cụ phòng ngừa mà thậm chí bạn sẽ không sử dụng tới nếu thời tiết không thay đổi bất thường. Cho phải, việc dự trù kinh phí bạn phải tính toán thật cẩn thận, bởi có thể chúng sẽ tăng thêm so với sự kiện hao hao được tổ chức vào mùa mưa. Như vậy, lưu ý đầu tiên là nếu bạn không muốn trích lợi nhuận để bù vào khoản chênh lệnh về chi phí cho tổ chức sự kiện mùa mưa thì đừng bao giờ quên dự trù thêm phần kinh phí cho phương án dự phòng nhé.

dich vu to chuc le khanh thanh

Chọn vị trí tổ chức

Nếu được, bạn phải ưu tiên 3 địa điểm mà bạn có thể dời vị trí thực hiện event một cách dễ dàng nếu có mưa. Ví dụ như bạn có thể tổ chức lễ hội tại sân của nhà thi đấu, và thật tuyệt vời, phương án dời nhiều hoạt động vào bên trong nhà thi đấu khi chẳng may trời mưa sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều đấy.

đa số dụng cụ che chắn, đặc biệt là lều bạt

6 loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong một số điều kiện thời tiết xấu, ngoài ra chúng ta có thể dù che, ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã khám phá được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn nên đối phó với một rủi ro khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị 3 âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át nhiều âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay

nên chuẩn bị thêm 4 chiếc dù cầm tay cho ê kíp của bản thân. Phòng khi mưa đến, một số PG sẽ đưa rước khách giúp đỡ họ không bị mắc mưa, giúp đỡ bạn và các món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham gia chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của đa số bạn.