Đối với đa số sự kiện được tổ chức ở các tỉnh, một số chuyến “chinh chiến xa nhà” thường áp lực hơn so với một số event được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với nhiều chuyến đi xa như thế này thì cần nên có một số chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team thực hiện sự kiện đó vì có nhiều chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm những khoản đi lại, ăn ở, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia một vài phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là rủi ro đầu tiên mà những nhà tổ chức event nghĩ tới. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu xe hư, phạt hành chính (nếu như có).hoàn hảo bạn nên có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn tại: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời đa số câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, tại bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hoặc không (có nhiều khách sạn ở các tỉnh họ chỉ chấp nhận số người tại một phòng nhất định, do đó bạn nên dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại nhiều hơn dự định). Về rủi ro ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn nên tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

to chuc su kien hop mat cuoi nam

Mua sắm vật dụng: Có các vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm tại hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê một vài vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. cách thức tốt nhất là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, bởi vì đôi khi quá một vài việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không ngăn chặn.

Trên đây là các vấn đề nên lưu ý khi thực hiện những event ở một vài địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ tại vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc là thay đổi. Nhưng hi vọng một vài lưu ý trên giúp đỡ bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong một số ngày đầu làm công việc thực hiện event tại tỉnh xa.