Với năng lực hiện ở của những đơn vị tổ chức sự kiện Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả một số thiết bị, vật dụng cho một chương trình thực hiện event. Và các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ chọn cách thức hoặc thuê ngoài hay tự thuê mướn. Nhiều người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành đa số thiết bị đó là cách để tiết kiệm chi phí cho event. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất nhiều điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

công ty tổ chức tất niên

Hầu như với tất cả một vài hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp đỡ bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý sự kiện tốt hơn. Trong số một vài dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có các hạng mục được thuê ngoài Nhiều, cụ thể:

Vấn đề con người, nhân sự: Một team thực hiện chương trình sẽ có những người thực hiện và chịu trách nhiệm chính và đa số người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hoặc đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê một số bạn PG cho sự kiện đó. Và để một số bạn PG làm hoàn chỉnh nhiệm vụ của mình ở event, bạn hay là đồng nghiệp của bạn sẽ nên làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất lớn. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình tổ chức chương trình chẳng hạn.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Và bạn còn phải nhân lên rất lớn thời gian “lãng phí” này bởi do bạn không nên chỉ làm việc với nhóm PG mà còn nên làm việc với các ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay bởi phải “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ đến đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp nào đó và chú tâm vào một số việc khác chủ yếu hơn để đảm bảo thành công cho event.

Trang thiết bị

Trang thiết bị thực hiện sự kiện có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong một số sự kiện có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… những vật dụng này thường nhiều công ty tổ chức sự kiện không có sẵn mà buộc nên đi thuê mướn. những nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và thứ khiển các thiết bị, và người thực hiện event sẽ không nên bận tâm tới việc vận hành một số thiết bị này nếu tìm được một nhà cung cấp thêm đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn phải làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi vì đây là hạng mục chủ yếu và mất không hề ít thời gian.