Một trong một số đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với một vài tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không nên phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc tại văn phòng, điều này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể tại nhà hay là bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không cần văn phòng tổng đài cũng không nên tới đa số thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài là như thế nào?

Như đã trình bày ở trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không nên thiết phải đến văn phòng để làm việc, bạn cũng không nên phải trang bị cho nhân viên của bản thân nhiều chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ cần dùng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại tại đó, một thứ rất thuận tiện cho công ty đó là tất cả các nhân viên của doanh nghiệp bạn sẽ gọi và nhận các cuộc điện thoại với khách hàng bằng đa số điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất lớn cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

ở sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được điều đó?

Về nguyên tắc, bằng việc dùng internet, có nghĩa là truyền một số dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như phương pháp truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực một vài cuộc gọi, giúp chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu như muốn dùng tổng đài này thì công ty nên phần tìm một nhà cung cấp (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hay là nhận một số cuộc gọi với số lượng cực kỳ các trên các thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. đơn vị không nên đi dây điện thoại. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hay là dùng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần tới văn phòng vẫn có thể sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.

một vài điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho tổ chức

Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không nên đi dây điện thoại. Thậm chí nếu tổ chức chỉ dùng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) bởi lẽ vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.