Khi mà khối lượng công việc của đa số Even-er ngày càng không hề ít thì việc thuê ngoài (Outsourcing) là một giải pháp khá hiệu quả. Bạn có thể có được sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà trong khá nhiều trường hợp còn có thể tiết kiệm tiền hơn so với việc bạn tự làm. Tuy nhiên, để có thể thuê ngoài đạt chất lượng, bạn nên lưu ý 5 nội dung sau.

ban cong hoi su kien


1. Vận chuyển trang thiết bị, chỗ ăn ở cho khách mời.

Trang thiết bị tổ chức sự kiện có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. một số vật dụng này thường những công ty thực hiện event không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. 5 nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển một số thiết bị, và người thực hiện event sẽ không cần bận tâm tới việc vận hành đa số thiết bị này nếu tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ các nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của event (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần khá nhiều thiết bị hơn, hay là không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

hay là một event đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ ở qua đêm cho họ, hãy khám phá một công ty chuyên về thực hiện tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu tốt nhất từ 4 nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp đỡ bạn rất nhiều về ý tưởng cho 4 hoạt động dành cho khách mời xung quanh sự kiện chính.

cho thuê pg siêu thị


2. Vấn đề nhân sự và thi công lắp đặt

Ngoài những người chủ chốt trong một team thực hiện chương trình, còn rất nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như một số người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hoặc là PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn cần sắp thời thời gian và công việc một cách hợp lí nhất.

Bạn cần thuê hẳn một nhà cung cấp lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn những vật dụng trưng bày, treo gắn đa số hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn cần làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng tại vì đây là hạng mục quan trọng và mất rất nhiều thời gian

nếu bạn muốn truyền thông cho sự kiện thì hoàn chỉnh hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự khám phá cách thức liên hệ với những báo, đài hoặc tự viết bài PR bởi lẽ chắc chắn bạn sẽ không có giá hoàn chỉnh như 4 agency chuyên về ngành này.